Imprezy to czas radości i zabawy. Kto jednak zastanawia się, ile trudu, zaangażowania i profesjonalizmu należy włożyć w ich planowanie? Czy wiesz, kim jest koordynator i co robi koordynator imprez? Poświęcamy ten wpis jednemu z niezauważalnych bohaterów każdego wydarzenia – koordynatorowi imprez. Zapraszamy do lektury!

Praca koordynator imprez – na czym polega?

Koordynator imprez, nazywany czasem planistą wydarzeń, to osoba, która ma na celu zaplanowanie i zorganizowanie imprezy tak, aby przebiegła bez zakłóceń, a goście byli zadowoleni. Koordynatorzy mogą pracować na różnych imprezach, od małych spotkań firmowych po duże konferencje, wystawy i festiwale. Zawód koordynatora imprez narodził się wraz z rozwojem turystyki i hotelarstwa. Początkowo, byli to pracownicy hoteli czy biur podróży. Z czasem jednak zaczęto zauważać, że koordynatorzy imprez mogą być bardzo pomocni w każdej branży, gdzie organizowane są większe wydarzenia.

Kluczowe zadania koordynatora imprez

Do podstawowych obowiązków koordynatora imprez należy:

Planowanie i organizacja

Zadaniem koordynatora jest zaplanowanie każdego szczegółu imprezy. Do jego głównych zadań można zaliczyć wybór motywu imprezy, wyznaczenie daty i czasu, określenie liczebności gości, opracowanie menu, dobór muzyki czy oprawę artystyczną.

Zarządzanie budżetem

Praca koordynatora imprez wiąże się także z koniecznością zarządzania dostępnymi finansami. Koordynator musi zaplanować wydatki, porównać różne oferty i negocjować ceny z dostawcami usług.

Dobór lokalizacji i dostawców

Koordynator musi znaleźć właściwe miejsce na imprezę, wynająć odpowiedni sprzęt i zdecydować, który dostawca będzie odpowiedzialny za catering, ochronę, dekoracje itp.

Koordynacja dnia wydarzeń

Koordynator to osoba, która zarządza całą imprezą w dniu jej trwania. Musi ona kontrolować przebieg wydarzenia, a także reagować na ewentualne problemy czy niespodziewane sytuacje.

Postępowanie w sytuacjach awaryjnych

Koordynator imprez, to osoba, której zadaniem jest także umiejętne radzenie sobie z ewentualnymi kryzysami. Musi ona mieć plan awaryjny na wypadek, gdy coś pójdzie niezgodnie z planem.

Umiejętności i cechy niezbędne w zawodzie

Bardzo ważna jest komunikacja interpersonalna – koordynator musi potrafić nawiązywać dobre relacje z klientami, dostawcami i gośćmi, a także umiejętnie negocjować i radzić sobie z konfliktami. Poza tym jest to osoba, która musi umiejętnie zarządzać swoim czasem oraz zorganizować czas pracy i jest zdolna do zaplanowania najdrobniejszych szczegółów imprezy. Koordynator musi być także kreatywny, aby stworzyć wyjątkową i niepowtarzalną imprezę. Wymaga to także elastyczności i umiejętności dostosowania się do niespodziewanych zmian. Koordynator powinien posiadać również zdolności negocjacyjne, ponieważ często musi negocjować warunki z dostawcami i innymi stronami zajmującymi się organizacją imprezy. Z kolei wiedza techniczna na temat sprzętu używanego podczas imprezy, takiego jak oświetlenie czy nagłośnienie, może być także bardzo przydatna w pracy koordynatora.

Koordynator kto to – Wymagane kwalifikacje

Jeśli zastanawiasz się, kto to jest koordynator, to nie ma konkretnych kwalifikacji wymaganych do zostania koordynatorem imprez. Jednak dyplom z zarządzania, marketingu, turystyki lub podobnej dziedziny może być pomocny. Poza tym za pomocą wiedzy zdobytej na różnych kursach, warsztatach czy konferencjach dotyczących organizacji imprez, koordynator może zdobyć wymagane umiejętności. Dodatkowo posiadanie certyfikatów branżowych może zwiększyć wiarygodność i profesjonalizm koordynatora w oczach klientów.

Rynek pracy dla koordynatora imprez

Gdzie szukać zatrudnienia?

Agencje eventowe, hotele, centra konferencyjne, firmy zajmujące się public relations, a nawet duże korporacje – to tylko niektóre z miejsc, gdzie jest dostępna praca dla koordynatora imprez. Wielu koordynatorów decyduje się także na pracę jako freelancerzy. Jeśli chodzi o zarobki koordynatora imprez, to mogą różnić się w zależności od doświadczenia, lokacji, wielkości i typu wydarzenia. Na ogół, jest to jednak korzystnie wynagradzane zajęcie. Poza tym koordynator imprez może awansować na wyższe stanowiska, takie jak menedżer wydarzeń czy dyrektor kreatywny w agencji eventowej. Może też zdecydować się na samodzielność i założyć własną firmę eventową.

Podsumowanie

Koordynator imprez pełni kluczową rolę w myśl przysłowia – diabeł tkwi w szczegółach. To właśnie na jego barkach spoczywa odpowiedzialność, aby każda impreza była wyjątkowym doświadczeniem dla jej uczestników. Koordynatorzy imprez są tymi, którzy tworzą niezapomniane chwile i wspomnienia. A jeśli chcesz zadbać o to, aby organizowane przez Ciebie wydarzenie było wyjątkowe pod każdym względem, zdecyduj się na oferowane przez nas usługi. Agencja hostess DNA to miejsce, gdzie możesz wynająć zarówno koordynatora imprez, jak i hostessy Warszawa oraz hostessy w innych miastach w Polsce. Zapraszamy do kontaktu!